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一個(gè)項(xiàng)目如果不能在預(yù)算內(nèi)按時(shí)完成,就不能被認(rèn)為是成功的項(xiàng)目。但是,如何確保這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)都得到滿足呢?以下是8Manage基于多年行業(yè)經(jīng)驗(yàn)建議遵循的步驟,旨在確保項(xiàng)目在預(yù)算內(nèi)按時(shí)交付:

1、確定和堅(jiān)持項(xiàng)目范圍

在任何項(xiàng)目中,第一個(gè)也是最重要的步驟是確定項(xiàng)目的范圍。每個(gè)項(xiàng)目必然會(huì)有不斷增加的“必需”列表,但它們真的是必需的嗎?

范圍蔓延可能導(dǎo)致項(xiàng)目取消,因?yàn)樨?cái)務(wù)負(fù)責(zé)人意識(shí)到項(xiàng)目已經(jīng)嚴(yán)重超出預(yù)算,看不到結(jié)束的跡象,只好砍掉項(xiàng)目。

項(xiàng)目范圍的確認(rèn)在項(xiàng)目參與人之間建立了一個(gè)共識(shí),作為未來項(xiàng)目決策的基準(zhǔn)。所以僅僅項(xiàng)目經(jīng)理知道項(xiàng)目范圍還不夠,要讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目干系人,以及業(yè)務(wù)用戶都知情,并時(shí)刻記住項(xiàng)目范圍!

2、定義項(xiàng)目可交付成果

如果我們不知道要去哪里,我們?cè)趺茨苋サ侥抢?這聽起來是明擺著的事。我們不僅要清晰定義每個(gè)項(xiàng)目的可交付成果,還要列出項(xiàng)目不包含的內(nèi)容。詳細(xì)說明可交付成果,并讓有關(guān)人員簽字確認(rèn)。這個(gè)簡(jiǎn)單步驟能讓我們更準(zhǔn)確地估算成本、時(shí)間和資源。

開始做項(xiàng)目之前,應(yīng)該預(yù)想一下項(xiàng)目或任務(wù)完成后要取得什么可交付成果或里程碑,甚至還要預(yù)想一下在做項(xiàng)目的過程中要取得什么中間可交付成果。

3、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)盡心盡力

坦白地說,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)決定項(xiàng)目結(jié)果。熱情積極的團(tuán)隊(duì)成員將會(huì)取得遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出項(xiàng)目經(jīng)理預(yù)期的結(jié)果。項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)設(shè)定合理的期望,明確每個(gè)人的任務(wù)和職責(zé),同時(shí)確保每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員(不論全職兼職)充分了解優(yōu)先順序。團(tuán)隊(duì)成員也了解到,不允許日常工作職責(zé)和干擾因素破壞項(xiàng)目日程表。

4、分解項(xiàng)目計(jì)劃

完成項(xiàng)目本身是一個(gè)復(fù)雜的過程,必須采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的單元,最終得出項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。通過將項(xiàng)目分解成團(tuán)隊(duì)能夠理解的較小可行計(jì)劃,我們能夠?qū)⒀诱`和錯(cuò)過最后期限的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

比較常用的方式是以項(xiàng)目進(jìn)度為依據(jù)劃分WBS,第一層是大的項(xiàng)目成果框架,每層下面再把工作分解。這樣做的好處是結(jié)合進(jìn)度劃分直觀,時(shí)間感強(qiáng),項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能夠看到項(xiàng)目在不同階段的完成情況。

另一個(gè)好處是在評(píng)審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分,也更容易被大多數(shù)人理解。項(xiàng)目經(jīng)理要嚴(yán)守紀(jì)律,不允許錯(cuò)過這些較小的截止日期。

5、盡早測(cè)試,經(jīng)常測(cè)試

不要等到項(xiàng)目結(jié)束才讓團(tuán)隊(duì)看到他們努力的結(jié)果。測(cè)試是發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)誤,以及防止小錯(cuò)誤發(fā)展成大錯(cuò)誤的最佳方式。測(cè)試還能讓團(tuán)隊(duì)成員以有形的方式看到他們的貢獻(xiàn),這反過來提高士氣,增加團(tuán)隊(duì)信心和提高生產(chǎn)力。

比如,8Manage PM項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以在項(xiàng)目過程中通過內(nèi)部評(píng)審及驗(yàn)收的規(guī)范化,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題,提高可交付成果的整體質(zhì)量,提高驗(yàn)收人的滿意度。

6、勤奮人員管理

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)具有靈活性,并提供持續(xù)的反饋。這會(huì)讓團(tuán)隊(duì)成員更好地了解目標(biāo),使項(xiàng)目更加聚焦和清晰。對(duì)項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量的結(jié)果,關(guān)鍵取決于項(xiàng)目實(shí)施人員。在項(xiàng)目管理中,人員的管理也很重要。不同的角色特征有不同的關(guān)注點(diǎn),但是又需要在同一個(gè)目標(biāo)中保持同步協(xié)作。

作為公司管理層,應(yīng)實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目整體狀態(tài),提高參與度;項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)營(yíng)者,需要做好上傳下達(dá)的工作,平衡協(xié)調(diào)各方;而對(duì)于項(xiàng)目的具體執(zhí)行成員,則應(yīng)該實(shí)時(shí)匯報(bào)工作,全面跟蹤工作狀態(tài)。

以上六個(gè)步驟,只需借助8Manage PM項(xiàng)目管理系統(tǒng)即可完全實(shí)現(xiàn)。8Manage PM涵蓋的所有管理領(lǐng)域,如范圍、日程、費(fèi)用、資源和變更等,這些恰恰是項(xiàng)目管理亟需的。

系統(tǒng)以WBS架構(gòu)帶動(dòng)項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行的全局掌控,通過“動(dòng)態(tài)管理、實(shí)時(shí)共享”實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度、成本、資源、績(jī)效、風(fēng)險(xiǎn)等的有效跟進(jìn),并使用獨(dú)特的實(shí)時(shí)交易型事務(wù)處理技術(shù),使業(yè)務(wù)和項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)效益最大化。

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